Prístup: Nastavte a získajte predvolené hodnoty pre polia
V programe Access môžete nastaviť predvolenú hodnotu pre polia tabuľky a získať ich typickú špecifikáciu údajov. Podrobné pokyny nájdete tu.
Microsoft Acces: Vyvarujte sa nesprávnym vstupom údajov s predvolenými hodnotami pre polia tabuľky
Ak možno pre určité polia tabuľky identifikovať štandardné hodnoty, mali by ste ich už nastaviť vo vlastnostiach poľa. Vo formulárovom zobrazení sa štandardná hodnota už zobrazuje vo vstupnom poli a je potrebné ju zadať ručne, iba ak sa skutočná hodnota líši.
- Keď vytvoríte novú tabuľku, otvorte návrhové zobrazenie dvojitým kliknutím na „Návrh tabuľky“ na karte „Vytvoriť“. Ak chcete upraviť existujúcu tabuľku, otvorte ju aj v návrhovom zobrazení. Najjednoduchší spôsob prepínania medzi zobrazením dizajnu a zobrazením údajov je použitie dvoch ikon v pravom rohu stavovej lišty v dolnej časti obrazovky Prístup.
- Teraz môžete definovať alebo upraviť názvy polí a typ údajov poľa v tabuľke. V stĺpci »Typ údajov poľa« môžete vyvolať rozbaľovaciu ponuku. Vyberte vhodný typ údajov, napríklad „Číslo“.
- Po definovaní typu údajov sa v spodnej tretine okna návrhu zobrazí prehľad vlastností poľa. Tam nájdete tiež položku „Predvolená hodnota“. Sem zadajte predvolenú hodnotu pre pole, napríklad „0“ (bez úvodzoviek).
Microsoft Access: Definujte predvolené hodnoty pomocou generátora výrazov
Pre rôzne typy údajov musia byť štandardné hodnoty stanovené definovaným spôsobom. Aby ste tieto výrazy nemali vždy k dispozícii, program Access vám ponúka generátor výrazov. Prečítajte si, ako k nim máte prístup a ako ich používať.
- Napríklad ste ako typ údajov poľa vybrali „Dátum / čas“ a chcete ako aktuálnu hodnotu v tabuľke uviesť aktuálny dátum. Ak to chcete urobiť, kliknite myšou do poľa Predvolená hodnota v dolnej časti okna návrhu. Na konci tohto poľa uvidíte tri malé bodky. Táto ikona sa používa na vyvolanie generátora výrazov.
- Pomocou generátora výrazov môžete vyvolať, ktoré hodnoty výrazov môžete použiť ako štandardné hodnoty. Napríklad, ak kliknete na »Funkcie« -> »Integrované funkcie« -> »Dátum / čas«, v kontajneri »Hodnoty výrazu« sa zobrazia všetky možné špecifikácie, ktoré môžete použiť ako predvolenú hodnotu na výstup dátumu.
- Ak kliknete na hodnotu výrazu, výraz pod kontajnerom sa zobrazí modrou farbou, ktorú musíte zadať do poľa »Štandardná hodnota«. Opisuje, akú hodnotu má výstup pomocou výrazu. Napríklad musíte zadať „= Dat ()“ (bez úvodzoviek), aby sa aktuálny dátum vždy uvádzal ako predvolená hodnota.
Tento praktický tip je založený na programe Access 2013, ale od roku 2007 ho môžete používať pre všetky verzie programu Access. Často je užitočné zjednodušiť prístupovú pásku pre vaše vlastné účely.